Wanneer u over dubbele items van een boek beschikt is de functie ‘dupliceer item’ van bookmanager handig. Na verkoop kopieer je de gegevens, check je ze en pas je zonodig iets aan (staat van het boek of prijs). Daarna geef je de kopie een uniek boekid. en zet het opnieuw in de verkoop.
Bij het invoeren van een serie is deze duplicatiefunctie van bookmanager nog handiger. Onlangs was ik doende dertig nummers van de onmetelijk grote serie rowolhts monographien in te voeren. Het gaat om nummers uit de roemruchte rororo-serie.
De boekjes uit deze serie verschillen alleen wat betreft boekid., titel, auteur, publicatiejaar en serienummer en soms is de prijs iets anders, maar qua serie, taal, categorie, trefwoorden, type band, illustraties, herkomst illustr., verzendformaat, vindplaats etc. is er geen enkel onderscheid. Wat te doen in zo’n geval en hoe doe je dat zo efficiënt mogelijk als je dertig of honderdvijftig items uit die serie moet beschrijven?
Om tijd te sparen gaf ik het eerst ingevoerde item een unieke titel – in dit voorbeeld XXX – en liet de unieke variabelen van de boekbeschrijving: boekid., titel, auteur, serienummer en het aantal pagina’s leeg. Vervolgens werden alle niet-unieke variabelen (taal, uitgever, type boekband etc.) uit de serie ingevoerd. Daarna werd het item XXX 29 maal (zonder afbeelding [sic!]) gedupliceerd. Tot slot voerde ik boekid. 8778, titel Erik Satie, auteur Grete Wehmeier, publicatiejaar 1989 serienummer 505571 en het aantal pagina’s (150) in. Als laatste werd de afbeelding toegevoegd.
Door deze aanpak was ik in minder dan een half uur klaar met de dertig items. Minder dan een minuut per boek. Niet slecht!
De vijf stappen bij de invoer van boeken uit een serie op een rijtje.
- Voer het eerste item uit de serie volledig in, met uitzondering van de unieke waarden van de variabelen, te weten: boekid., auteur, publicatiejaar, serienr., aantal pagina’s, afbeelding.
- Geef een kort uniek trefwoord op als titel, bijv. XXX.
- Dupliceer het item het gewenste aantal malen, bijv. dertig keer
- Zoek de dertig identieke titels op met behulp van het eerder gegeven trefwoord.
- Voer per item de unieke waarden in voor de variabelen boekid., auteur, titel, publicatiejaar, aantal pagina’s etc. en voeg de afbeelding toe.
